Auditorías por capas: digitalizar un proceso físico para mejorar la trazabilidad
Contexto y motivación
En el entorno industrial, muchas auditorías de calidad siguen realizándose sobre papel o pizarras físicas.
Durante mi etapa como Product Manager, me encontré con un proceso de auditorías por capas (Layered Process Audits) que dependía de hojas impresas, sobres y firmas manuales.
El sistema funcionaba, pero mostraba dos grandes limitaciones: falta de trazabilidad y errores en el seguimiento. No existía una visión clara de qué auditorías se habían realizado, quién las había completado ni qué acciones derivaban de ellas.
El reto fue convertir un proceso analógico en una herramienta digital completa, manteniendo su sencillez y estructura original, pero añadiendo control, visibilidad y coordinación entre niveles.
Diseño del producto
Diseñé y prototipé una herramienta que permitía definir diferentes auditorías, asignadas a distintos perfiles y momentos, todas sobre un mismo elemento o proceso.
Cada nivel de la organización —operarios, mandos intermedios, responsables de planta— podía realizar su propia revisión siguiendo un flujo guiado, pero compartiendo un mismo historial centralizado.
Inspirándome en el sistema de pizarras físicas, la interfaz buscaba reproducir la familiaridad del proceso manual, pero con ventajas propias del entorno digital:
- alertas automáticas,
- seguimiento en tiempo real,
- registro histórico,
- y trazabilidad completa de las acciones.
A lo largo del desarrollo, realicé varios ciclos de prueba y ajuste con usuarios reales, refinando la lógica de validación y los informes hasta lograr una experiencia fluida y coherente con la metodología Seis Sigma.
Resultados y aprendizajes
La digitalización del sistema trajo resultados inmediatos:
- Mejor coordinación entre niveles de auditoría,
- Reducción de incidencias y duplicidades,
- y visibilidad total sobre el estado y evolución de los controles.
Más allá de la mejora operativa, el proyecto demostró que un buen diseño puede hacer tangible la cultura de calidad: cuando las herramientas son claras y útiles, las personas participan más y los procesos se sostienen mejor en el tiempo.
Reflexión final
Este proyecto me confirmó que digitalizar no es solo trasladar al software lo que antes se hacía en papel, sino repensar cómo las personas interactúan con el proceso.
El éxito de la herramienta no estuvo en la tecnología, sino en su capacidad para conectar equipos, estandarizar la práctica y hacer visible lo que antes quedaba disperso.